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Si quieres un proyecto exitoso, te conviene leer esto. Es común el concepto de proyecto, incluso se habla del proyecto de vida en forma general; y en el ambito profesional, a lo largo de nuestra vida laboral, nos vemos involucrados en un sinnúmero de proyectos, aún cuando no nos dediquemos particularmente a la administración de proyectos.
Si es tan común el tema de los proyectos, por qué hay muchos proyectos que no son exitosos y fracasan, o bien se terminan, pero su implementación termina siendo muy larga y dolorosa. Existen varias razones, pero el mejor enfoque es basarse en lo que se debe hacer para que se tenga un cierre de proyecto exitoso.
De inicio, todo tiene que ver con las expectativas; una correcta alineación de las expectativas con la realidad es mandatoria para tener un resultado del proyecto que sea satisfactorio para todos los interesados. Y dicha alineación es más que una actividad unitaria, es un proceso que debe gestionarse a lo largo de todo el proyecto.
Habrá entonces que entender las expectativas del cliente y alinear los entregables del proyecto a dichas necesidades. Cada entregable, ya sea físico o intangible debe satisfacer al cliente, así como también contar con una serie de actividades asociadas que lo generen. De esta forma, en principio, nos aseguramos que estaremos ejecutando las tareas relevantes al proyecto. Y en este caso es muy importante documentar un acuerdo al respecto con los patrocinadores del proyecto.
Si bien los requerimientos y la forma de satisfacerlos se definen al inicio del proyecto de la mejor forma, esto no garantiza el éxito. La razón principal, es qe ningún proyecto es estático, todos son cambiantes, se van modificando a lo largo del tiempo por diversas razones, ya sea por variables internas o externas.
Es entonces donde la administración de cambios cobra relevancia. Cada vez que algo cambie el acuerdo inicial del proyecto, afectándolo en alcance, tiempo y/o costo, se debe regresar con los patrocinadores del proyecto y realinear las expectativas con la nueva realidad y sus impactos sobre el proyecto. El nuevo acuerdo deberá documentarse y aprobarse por todas las partes interesadas.
Generalmente se dan varios cambios a lo largo de un proyecto y su correcta administración es una piedra angular para salir avante.
Adicionalmente, todo en un proyecto se va generando por partes, cada entregable puede identificarse unitariamente. Esto nos permite buscar la aprobación de cada entregable en el momento que se genera. Siempre resulta fundamental que el entregable haya sido socializado previamente con el aprobador o aprobadores, de tal forma que sea conocido y su aprobación sea más expedita. Y por supuesto hay que documentar dicha aprobación del entregable apropiadamente.
A pesar de poner todo el empeño, no todos los entregables podrían ser aceptados, en esos casos es muy importante documentar la razón por la cual no se acepta el entregable, y tambien las condiciones que deben cubrirse para que pueda ser aceptado. Esto nos facilitará la aprobación, una vez que se presente nuevamente a revisión para aprobación.
Generalmente, agrupamos los entregables en fases, etapas, paquetes de trabajo. Es muy importante que una vez que los entregables de cierto grupo se hayan concluido y se haya obtenido su aprobación, se documente la autorización de finalización de la etapa, fase o paquete de trabajo. En principio, esto es un trámite administrativo que documenta que todos los entregables que integran el grupo de trabajo han sido aprobados.
Al realizar este proceso y documentarlo, que se anoja sencillo, tendremos al final del proyecto, todos los entregables aprobados, y todas las etapas autorizadas. Podemos entonces proceder a cerrar el proyecto y documentar dicho cierre.
